Acompte ou forfait?

En principe, il existe deux méthodes pour facturer les frais accessoires: l’acompte ou le forfait. La méthode de l’acompte consiste à facturer chaque mois un montant fixe avec le loyer. À la fin de l’année civile ou d’une période de facturation, les locataires reçoivent une facture détaillée où figurent les coûts effectifs. Ceux-ci peuvent être supérieurs ou inférieurs au total des acomptes versés.Une facture complémentaire leur est alors envoyée ou, à l’inverse, il subsiste un avoir qui leur est généralement remboursé. Avec un forfait en revanche, il n’y a ni facture complémentaire ni avoir car les frais accessoires sont acquittés intégralement et de manière «forfaitaire» lors du paiement du loyer.

Changement de méthode de facturation / augmentation des montants forfaitaires

Eu égard à la hausse des coûts de l’énergie, de nombreux bailleurs ou sociétés de gestion qui appliquaient jusqu’à présent la facturation forfaitaire vont probablement envisager de changer de méthode de facturation pour passer à l’acompte ou bien d’augmenter les montants forfaitaires. Toutefois, ils ne peuvent pas prendre une telle mesure si facilement. Il y a une certaine démarche à suivre et différentes conditions à remplir. Il en va de même pour toutes les autres modifications, telles que l’introduction de postes supplémentaires dans les frais accessoires. Voici un aperçu de ces conditions:

• Toute modification doit s’effectuer via un formulaire approuvé officiellement, généralement envoyé aux locataires par courrier recommandé.
• Les modifications ne peuvent prendre effet qu’à partir de la date de résiliation suivante prévue par le contrat de location, et le formulaire doit être reçu par le/la locataire au moins dix jours avant le début du délai de résiliation (art. 269d, al. 1 CO).
• Tout changement dans la méthode de facturation doit être dûment justifié. En outre, tous les postes des frais accessoires soumis à modification doivent être décrits avec précision, faute de quoi la modification est nulle et non avenue.
• En cas d’augmentation des montants forfaitaires, il convient de tenir compte de la moyenne des coûts des trois dernières années. Important: la situation actuelle de hausse des prix de l’énergie n’est donc pas un motif valable, car cette situation ne persistera pas pendant trois ans.

Hausse ou fixation du montant de l’acompte

Dans le cas de l’acompte également, la société de gestion ou le bailleur ne peut pas décider à sa guise du montant à verser chaque mois. Celui-ci ne doit pas être sensiblement supérieur aux coûts attendus, même si la situation actuelle de forte hausse des coûts de l’énergie justifie sans aucun doute un relèvement. Les locataires finissant quoi qu’il arrive par payer ces frais accessoires en hausse, il s’agit simplement d’une question d’échéance: soit le versement a lieu chaque mois à l’avance, soit en une fois avec la facture détaillée des frais accessoires. De ce point de vue, les locataires peuvent avoir tout intérêt à demander un relèvement du montant de leurs acomptes.  

Contrôle des frais accessoires facturés

Lorsque vous recevez votre facture de frais accessoires à la fin de l’année civile ou d’une période de facturation, veillez à la contrôler attentivement. Posez-vous les questions suivantes:

o 1. La période de facturation est-elle correcte?

o 2. Les postes de frais accessoires figurant dans le contrat de location correspondent-ils à ceux qui vous sont facturés?

o 3. Tous les acomptes que vous avez versés pendant la période de facturation correspondante ont-ils été pris en compte?

o 4. La clé de répartition des coûts appliquée (par exemple par surface habitable, nombre de résidents, etc.) est-elle pertinente?

o 5. Le montant de la facture (en particulier celui des postes mentionnés) correspond-il à peu près à celui des années précédentes?

o 6. Vous doutez de l’exactitude de certains coûts? Dans ce cas, vous avez le droit d’exiger les justificatifs correspondants. La société de gestion peut vous les envoyer ou simplement vous permettre de les consulter dans leurs locaux. L’envoi de copies physiques pouvant vous être facturé au prix coûtant, le mieux est de prendre des photos des documents avec votre téléphone portable.

o 7. Contrôlez les factures et les justificatifs: les frais accessoires ne doivent pas inclure certains éléments, tels que des travaux de réparation, les achats de remplacement et les services de piquet de la société de gestion ou du gardien.

o 8. Remarque relative aux frais de gestion: les frais encourus pour la consultation des relevés et la répartition des coûts de traitement des eaux et de l’installation de chauffage par des professionnels peuvent vous être facturés en intégralité (par ex. société NeoVac). En cas d’évaluation professionnelle toutefois, l’honoraire supplémentaire prélevé par la société de gestion immobilière au titre de cette gestion ne doit pas dépasser 1% plus la TVA. Pour tous les autres postes, l’honoraire de la société de gestion ne doit pas dépasser 3% plus la TVA.

Correction de la facture / prescription

Si vous constatez des erreurs sur votre facture de frais accessoires, veuillez en informer la société de gestion dans les meilleurs délais. Si le délai mentionné sur la facture (30 jours dans la plupart des cas) n’a pas de valeur juridique, il est toutefois recommandé de réagir le plus rapidement possible. Prescription: une facture de frais accessoires doit être envoyée au plus tard cinq ans après la fin de la période de facturation correspondante. Passé ce délai, tous les droits associés perdent leur validité et ne peuvent plus être exercés.

Autres informations et astuces à connaître sur les frais accessoires

• Le contrat de location doit présenter en détail les différents frais accessoires. De simples renvois aux conditions générales ou des formules comme «l’ensemble des charges» ne suffisent pas.
• Il n’y a pas de plafond pour les paiements complémentaires dans le cas d’acomptes, d’où l’importance de bien contrôler les frais accessoires facturés.
• Au vu de la situation énergétique actuelle, une hausse des coûts effectifs est presque inévitable. Cependant, la facture ne doit pas faire apparaître subitement de nouveaux postes ne figurant pas dans le contrat de location si ceux-ci n’ont pas été annoncés préalablement via le formulaire officiel.
• Les frais accessoires qui ne sont pas indiqués distinctement dans le contrat de location sont inclus dans le loyer.
• La loi interdit tout congé représaille lorsqu’un(e) locataire fait valoir ses droits de manière légitime à l’encontre de la société de gestion ou du bailleur.
• Votre facture de frais accessoires n’est pas forcément comparable à celle de votre voisin, elle est toujours individuelle. Il n’est donc pas anormal que le montant des acomptes diffère ainsi que, bien sûr, la consommation d’eau et de chauffage. La «chaleur imposée» peut aussi avoir une influence. Dans ce cas de figure, un appartement bénéficie de la présence d’un grand nombre de canalisations de chauffage dans les murs et a donc moins besoin d’être chauffé.
• Avant le début du bail, renseignez-vous sur les coûts de chauffage (montant des acomptes, paiement complémentaire effectué par le locataire précédent, etc.) – en particulier pour les immeubles d’un certain âge. Le cas échéant, demandez à la personne compétente (société de gestion, bailleur) de modifier les acomptes en conséquence.
• Faites plomber les câblages que vous n’utilisez pas afin de ne pas avoir à les payer.
• Renseignez-vous sur l’isolation ou la non-isolation des balcons vitrés, vérandas, etc. Les annexes mal isolées peuvent faire grimper la facture de chauffage.

Aides-mémoires et liens utiles

Aide-mémoire de l’association des locataires (Mieterverband) pour contrôler les frais accessoires: https://www.mieterverband.ch/dam/jcr:4f76a22d-111b-4a80-b171-1d8bd04c4cfb/Merkblatt_Nebenkosten_Ueberpruefung_Checkliste.pdf

Aide-mémoire de l’association des locataires (Mieterverband) sur les frais accessoires non autorisés: https://www.mieterverband.ch/dam/jcr:45eeb376-dd8d-4b2a-a561-5ab7da765ebe/Merkblatt_unZulaessige_Nebenkosten.pdf